業務システムは、触ってから決める。——カタログでは分からないこと
服を買うとき、試着をしますよね。靴なら、履いて少し歩いてみる。数千円の買い物でも、そうします。
それなのに——何十万円もする業務システムを、パンフレットと見積もりだけで決めていませんか。
わたしは業務システムを作る側の人間です。だからこそ、正直に書きます。導入の失敗でいちばん多いのは、機能が足りないことでも、値段が高いことでもありません。「現場に合わなかった」。これです。
カタログは、悪いことを書かない
カタログや紹介ページには、できることが並んでいます。それは嘘ではありません。でも、あなたの現場でそれが使いこなせるかは、どこにも書いてありません。
「多機能で安心だと思って入れたのに、操作が難しくて、結局は紙とエクセルに戻った」。この話を、わたしは何度も聞いてきました。使われない仕組みは、何もしないよりも高くつきます。お金だけでなく、「うちには無理だった」という苦い記憶が残るからです。
これは、選んだ人のせいではありません。触らずに選んだ——ただ、それだけのことです。
触るときに、確かめてほしい3つのこと
では、触って何を確かめればいいのか。難しいことではありません。この3つだけです。
- いちばんパソコンが苦手な人が、迷わないか。あなたが使えるかどうか、ではありません。現場でいちばん機械が苦手な方が、説明なしで押せるか。日々その仕組みに触るのは、その方だからです。
- 「いちばん面倒な作業」が、本当に減るか。機能が百あっても、毎月あなたを残業させているあの作業が消えないなら、意味がありません。逆に、それさえ消えるなら機能は一つで十分です。
- 自分たちのやり方に、仕組みの方を合わせられるか。「そういう仕様なので」と現場が我慢する仕組みは、必ず使われなくなります。様式も、順番も、言葉づかいも。こちらに合わせて変えられるかを聞いてください。
だから、触れる見本を用意しました
ここまで書いた以上、わたし自身がそうするべきだと思いました。当スタジオには、実際にその場で操作できる「動くサンプル」が7つあります。予約管理・シフト表・現場日報・受発注在庫・送迎管理・月次集計・出退勤。どれも架空データなので、好きに触って、好きに壊してください。「最初に戻す」ボタンで、いつでも元に戻ります。
触ってみて、「惜しい。うちはここが違う」と感じたら——それこそが宝です。その「違い」に合わせて作り替えるのが、わたしの仕事だからです。
「うちの場合はどうなる？」が、次の一歩
試着せずに服を買わないように、触らずに仕組みを決めない。それだけで、いちばん高くつく失敗は避けられます。
まずは指一本で、確かめてみてください。